Principais vantagens do Microsoft Teams para reuniões e videoconferências

O Microsoft Teams foi lançado em 2016 com a missão de reunir em uma mesma interface todos os aplicativos necessários para a colaboração e a comunicação em equipe.

Um ano depois, a ferramenta já contava com mais de 3 milhões de times criados pelos usuários e tinha mais de 200 mil organizações em sua carteira de clientes, segundo dados publicados pela Forbes.

Ainda em junho deste ano, a Microsoft lançou uma versão gratuita da ferramenta para empresas com até 300 colaboradores, e com isso, ainda mais companhias passaram a usufruir do recurso.

Mas fica a pergunta no ar: será que suas equipes precisam desse aplicativo? As funcionalidades do Microsoft Teams poderiam otimizar os processos do seu negócio?

Para ajudar você a avaliar os benefícios dessa tecnologia, vamos falar aqui sobre as suas principais funcionalidades. Confira!

Mensagens substituindo os e-mails

Ao contrário do que muita gente pode pensar, as caixas de e-mail são os piores lugares para se buscar, arquivar e registrar trocas de informações sobre um projeto ou sobre a rotina de trabalho de uma equipe.

Nesse cenário, não é nada raro que sejam gastas horas procurando por informações sem chegar a nenhum resultado satisfatório, por exemplo.

Pensando nisso, o Microsoft Teams alterou a forma como as pessoas interagem. Com ele, é possível criar um grupo para cada projeto e manter todas as mensagens registradas em um canal de comunicação exclusivo para aquele time. O sistema cria 3 níveis de troca de informações com objetivos diferentes: menções, mensagens e notificações. Entenda!

Menções

As menções são criadas quando um usuário inclui o @ e o nome da pessoa ou do canal utilizado para postar uma ideia, um comunicado ou lembrete.

Se uma pessoa for citada no bate-papo da equipe, todos verão a menção a ela naquele texto. Isso é muito útil quando um coordenador solicita uma ação que impacta todos os envolvidos em um projeto, por exemplo.

Já as menções ao grupo, como @marketing ou @rh, servem para postar comunicados gerais. Uma mensagem motivacional do CEO para os diretores ou a divulgação do resultado de vendas de determinado mês, por exemplo, poderiam ser feitas com essa categoria de comunicação.

Notificações

As notificações informam sobre mudanças no canal, como a remoção ou a adição de membros, a alteração do nome da equipe, a criação de grupos, a indicação de atividades, entre outras possibilidades. As notificações registram, portanto, qualquer ação dos proprietários ou membros do time.

Essas 3 maneiras de trocar informações com o time evitam ruídos na comunicação, centralizam e documentam as interações, além de facilitar a busca pelo histórico de troca de mensagens públicas ou individuais.

Chamadas de áudio e vídeo

O aplicativo do Microsoft Teams pode ser instalado em notebooks, tablets e smartphones, facilitando a interação entre a equipe.

Ele permite que as pessoas façam ligações de voz ou até com imagens para indivíduos, pequenos grupos ou para o time todo. Também oferece recursos de gravação da conferência e de troca dos arquivos mencionados na reunião.

Nesse sentido, um diferencial da ferramenta é a ativação de desfoque do ambiente gravado. Isso permite que a pessoa interaja com seu time inclusive em locais bem movimentados sem que isso crie distrações para o diálogo, por exemplo.

Calendário de reuniões e tarefas

Enviar convites e acompanhar tarefas não é uma das atividades mais simples de serem realizadas no Outlook ou em outras ferramentas de calendário corporativo. Entra aí o Microsoft Teams, que se integra ao Outlook e simplifica a gestão de qualquer tarefa.

O aplicativo permite criar e enviar solicitações de reunião com apenas alguns cliques, além de apresentar um calendário integrado que reúne todos os acontecimentos registrados para o grupo ou a pessoa. Também incorpora links de videoconferência caso os usuários desejem fazer um encontro online com a equipe.

Robôs sempre disponíveis

Os bots (robôs) podem ser usados com as mais diferentes funções dentro do Microsoft Teams. Eles aparecem como membros do time e respondem a questões ou executam trabalhos para os quais foram programados.

O T-bot, por exemplo, é responsável por responder dúvidas sobre a utilização do aplicativo Teams. Ele substitui as FAQs ou interações com a equipe de suporte à ferramenta, sanando dúvidas simples e explicando algumas funcionalidades.

Há também o Statsbot, especializado em gerar relatórios programados com dados extraídos de diversas fontes, como o Google Analytics, Power BI ou Salesforce.

Atualmente, o Microsoft Teams conta com mais de 40 bots. Mas não para por aí! O melhor é que sua empresa ou equipe pode programar um robô com funções exclusivas.

A ferramenta permite que bots sejam criados com base em inteligência artificial ou usando a lógica de programação linear, em que cada comando conduz a uma resposta.

Integração com o Office 365 e outros 140 aplicativos de produtividade

Compartilhar planilhas, apresentações, textos, imagens, gráficos e qualquer outra categoria de arquivo é uma tarefa simples para os usuários do Microsoft Teams.

A ferramenta conta com integração com o Office 365, o que permite visualizar e editar o documento mesmo sem baixá-lo para o dispositivo da pessoa. Traduzindo: todo o trabalho pode ser realizado em ambiente online.

Além disso, o aplicativo possui integração com outras 140 ferramentas de produtividade, como o Trello e o Evernote, além de ferramentas de gestão de demandas, como o Jira ou o software de gestão empresarial da SAP.

Como você pôde ver, o objetivo do Microsoft Teams é tornar a comunicação da equipe mais interativa, sem ruídos ou distrações. Sua utilização aumenta a produtividade dos times e agrega uma série de recursos para melhorar a gestão da rotina das pessoas.

Fique no controle de sua reunião

As equipes fornecem ao organizador da reunião muitas opções quando se trata de definir os papéis e permissões para os participantes de reuniões online. Por exemplo, você pode optar por habilitar um lobby de reunião, o que permite que o organizador defina quando e quem é admitido na reunião. Você também pode designar quem pode apresentar, silenciar os participantes e iniciar/parar gravações, e isso é só o começo.

Compartilhe apenas o que você precisa

Ao compartilhar conteúdo em reuniões de equipes, você controla o que os outros podem ver. Você pode decidir se precisa mostrar toda a sua área de trabalho ou apenas uma janela específica. Se alguém estiver compartilhando sua área de trabalho ou um aplicativo, você pode solicitar ao apresentador que lhe dê o controle.

Nunca ficar de fora da reunião, mesmo que você tenha perdido a reunião

Se atrasar alguns minutos, ou duas vezes com uma simulação de incêndio, há uma boa chance de alguém perder a reunião. Em vez de atualizá-los em outra reunião, basta gravar sua reunião de equipes. Não só a reunião gravada é armazenada na nuvem — e um link fornecido no chat da reunião — mas os participantes podem pesquisar a transcrição da reunião e pular até o ponto da reunião onde ela foi mencionada.

Reuniões em vídeo com legendas

Da reunião Incentive os participantes do encontro a ativar legendas ao vivo e ler legendas em tempo real. Este é um recurso de mudança de jogo para aqueles que são difíceis de ouvir, têm diferentes níveis de proficiência no idioma ou estão se conectando a partir de um local alto. O Live captions está atualmente disponível em inglês para usuários localizados nos Estados Unidos.

Conclusão

O Microsoft Teams é uma das ferramentas mais poderosas já lançadas no mercado, e vários benefícios dessa tecnologia são gratuitos, o que faz tantas empresas e pessoas estarem aderindo rapidamente.

O que você está esperando para implantar em sua empresa? Precisa de ajuda? Então fale conosco!