Descubra como um bom planejamento digital orientado auxilia os processos da sua empresa!

As operações, reunidas em processos e macroprocessos, criam a capacidade de uma empresa gerar valor. A maneira como as atividades são efetivadas interfere nos gastos e na lucratividade dela. Assim, o formato dos processos influencia de forma direta no desempenho de uma organização.

Somente o desenho do processo não é suficiente para confirmar se as atividades estão sendo realizadas de modo a oferecer os melhores resultados. Isso porque existem ferramentas tecnológicas mais modernas, que modificam o método de consumo, levando à necessidade de revisar e atualizar os procedimentos.

Para assegurar a transformação digital, que permite a flexibilidade e a assertividade que uma empresa necessita para fazer frente às oscilações do mercado moderno, é importante planejar uma reengenharia de processos. Isso significa que o gestor deve redefinir quem deve fazer o quê, em qual local, em quais circunstâncias, com qual nível de precisão. Neste post, vamos mostrar como fazer um bom planejamento digital, bem orientado, de modo a auxiliar os processos da sua organização. Venha conferir!

Os níveis de transformação de processos

A transformação de processos pode ser dividida conforme os níveis de impacto, que são: a melhoria dos processos, o redesenho dos processos, a reengenharia de processos e a mudança de paradigma.

1. A melhoria dos processos

A melhoria de processos também é chamada de BPI, ou Business Process Improvement. Trata-se da realização de reparos com a finalidade de otimizar um processo de negócio. A otimização consiste em pequenas ações para garantir que tudo esteja alinhado com as estratégias e a satisfação dos clientes. Podemos citar três formas de melhorar os processos: lean, six sigma e TQM. Vamos olhar cada uma delas!

1.1 Lean

É uma abordagem para melhorar processos, cuja finalidade principal é diminuir os desperdícios. Originou-se no Sistema Toyota de Produção, que, por meio do lean, se tornou líder em montagem de automóveis. Os princípios lean envolvem a contínua busca pela qualidade dos processos, a comercialização de serviços/produtos sob demanda e a ampliação no uso dos recursos da empresa.

1.2 Six sigma

Outro conceito valioso quando falamos em planejamento digital é o de “six sigma”, uma abordagem de otimização de processos, cuja finalidade é a prevenção contra os defeitos, solucionando os problemas. É um método que define um nível de qualidade de 3,4 partes por milhão. Desse modo, a cada milhão de itens produzidos, apenas um pequeno total superior a três terão defeitos. Pode ser aplicado em qualquer empresa, mas surgiu primeiramente no âmbito industrial.

1.3 TQM

TQM é a sigla em inglês para “gerenciamento da qualidade total”. Essa abordagem se propõe a satisfazer os clientes, identificando as falhas e as possibilidades de melhorias. De acordo com o TQM, os requisitos devem ser de fora para dentro (outside in). Quando se mensura a conformidade dos processos, considerando suposições acerca da experiência do cliente, há mais chances de tomar decisões erradas.

2. O redesenho de processos

Nesse nível, é preciso repensar completamente sobre o que o processo está fazendo no momento — sendo imprescindível analisar se ele não está de acordo com a otimização de processos em relação a uma visão holística das operações. No redesenho, as alterações são feitas baseando-se em um processo que já existe. Ele é um nível intermédio entre a melhoria e a reengenharia.

3. A reengenharia de processos

O planejamento digital também contempla a reengenharia de processos, que faz a combinação do redesenho com a melhoria, mas em um estágio mais profundo. A reengenharia efetua modificações drásticas, sempre orientada pela análise holística e interfuncional. O intuito é alcançar grandes melhorias no negócio. Atualmente, a competitividade ultrapassa questões relacionadas à qualidade e ao preço. É fundamental contar com tecnologia e criatividade para ter uma efetiva vantagem competitiva que agrega valor à empresa e aos clientes.

4. A mudança de paradigma

As empresas devem renovar-se continuamente. É uma lei do mercado. Para que essa renovação ocorra naturalmente, é importante que cada empresa tenha o hábito de desenvolver a cultura de inovação. A mudança de paradigma busca romper totalmente com o modo ortodoxo de competição.

Curiosamente, a proposta é que a organização deixe de competir. Isso significa aplicar inovações que façam com que a empresa seja praticamente a única do mercado com determinadas características. Essa estratégia é conhecida como “estratégia do oceano azul”. Na estratégia do oceano vermelho, a busca pela liderança baseia-se em preços mais baixos e diferenciações. Na do oceano azul, a base é gerar mercados e contrariar a lógica convencional de preço.

O conceito de EVA para a hierarquização dos processos

Já sabemos que os processos variam de importância em qualquer negócio. Essa variação está relacionada tanto aos resultados quanto aos recursos aplicados em cada um. O conceito de EVA serve para definir os processos que exigem uma maior atenção das empresas. EVA é a sigla para economic value added e avalia a capacidade que o negócio tem de produzir riqueza além do que os proprietários esperam. Faz a comparação entre os ganhos alcançados versus as despesas e os riscos que envolvem o capital aplicado.

O planejamento digital e os processos

O planejamento digital influencia tanto a gestão do processo como a sua realização. O impacto envolve desde mudanças na forma como as atividades individuais são efetuadas e como diferentes organizações atuam em conjunto em processos interempresariais, redefinindo como os profissionais efetuam suas atividades em grupos.

A tecnologia leva a algumas dessas transformações e facilita que outras aconteçam. Nesse sentido, a automação é uma grande aliada. Os sistemas de gestão integrados, por exemplo, permitem que os profissionais realizem suas operações conforme as rotinas e os procedimentos definidos pela tecnologia, ainda que existam muitas diferenças em relação aos parâmetros antigos.

O uso de técnicas modernas de comunicação permite gerar novos modelos de trabalho em equipe, incluindo os grupos que trabalham de forma remota, compartilhando funções. Entre os recursos de comunicação modernos, podemos citar o e-mail (correio eletrônico) e a teleconferência via Skype, ou outra plataforma. 

As vantagens do planejamento digital

O planejamento digital, especialmente a automação de processos, oferece diversas vantagens ao negócio, como:

• a padronização dos processos — cada tarefa é efetuada repetidamente, sempre do mesmo modo, o que oferece resultados mais eficientes e com mais qualidade;
• a redução das perdas — as baixas falhas na efetivação dos processos geram menos perdas de dinheiro e materiais;
• a melhor produtividade — com as atividades automatizadas, os profissionais despendem menos tempo dando telefonemas, enviando e-mails, anexando arquivos, e assim por diante;
• a melhoria na plasticidade da organização — a empresa se torna mais apta a se ajustar de forma definitiva a novos cenários;
• o aprimoramento das oportunidades dinâmicas da organização — a empresa otimiza a coordenação das tarefas.

Definir as ferramentas tecnológicas e efetuar a reengenharia dos processos são fundamentais para um bom planejamento digital. Nessa busca por otimização de processos e inovação, a VDS Tecnologia será uma excelente parceira para oferecer a tecnologia mais avançada e criativa para assegurar as mudanças necessárias!

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