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Como usar o Microsoft Teams de forma eficiente para o seu negócio

Em 2022, sua organização já deve ter passado por alguns meses de trabalho remoto e se mesmo assim ainda não tiver uma maneira digital de comunicação configurada, isso é algo que você precisa resolver imediatamente. A escolha natural seria em direção ao Microsoft Teams, mas existem outras opções disponíveis. 

No entanto, na VDS Tecnologia, acreditamos que o Teams é o software ideal para ajudar sua empresa a funcionar com eficiência. Abaixo, discutimos como usar o Microsoft Teams com eficiência para seus negócios.

Falamos brevemente em nosso LinkedIn sobre a integração do Microsoft Teams à sua Central Telefônica, caso queira saber mais sobre o assunto.

Também temos aqui uma lista com as publicações de Microsoft Teams.

 

O que é o Microsoft Teams e o que ele faz?

Em poucas palavras, o Microsoft Teams permite que seus funcionários compartilhem arquivos e se comuniquem por meio de mensagens instantâneas e videochamadas entre si. É o sonho de um trabalhador remoto ou híbrido. O principal objetivo do Teams é melhorar o trabalho em equipe e permitir que diferentes departamentos trabalhem juntos de forma eficiente, agora que a dinâmica do escritório mudou.

 

Embora usado principalmente para que funcionários em diferentes locais se comuniquem internamente, desde a pandemia, o Teams tem sido usado por organizações e empresas de todas as formas e tamanhos para realizar reuniões externas. Longe vão as viagens de 4/5 horas para ter uma hora de reunião; hoje em dia, onde quer que você esteja no país, você pode fazer uma videochamada um com o outro.

 

Talvez o mais importante, o Microsoft Teams é uma plataforma baseada em nuvem que pode ser acessada de qualquer lugar. Seja por meio de um aplicativo de desktop ou móvel, não há desculpas para suas equipes não conseguirem se comunicar. Como em todos os dispositivos baseados em nuvem, você só precisa de uma conexão com a Internet.

Quais são os benefícios do Microsoft Teams?

Como apontamos no início, um dos principais benefícios do Microsoft Teams é que ele melhora a eficiência em toda a sua empresa. Por exemplo, se o software estiver configurado corretamente, haverá menos tempo gasto em verificações de áudio, pois você não precisará conectar vários dispositivos. Isso economiza uma quantidade surpreendente de tempo para vários funcionários que podem usar melhor seu tempo em vez de esperar pela configuração.

Maior segurança e conformidade

Há também segurança e conformidade aprimoradas. O Microsoft Office 365 Teams permite que você tenha tudo em um só lugar. Ele pode melhorar a segurança e a conformidade, especialmente quando comparado às soluções no local, o que significa que menos tempo de inatividade e manutenção são necessários.

Ajuda nos processos de integração

Como muitas empresas mudaram para a opção de trabalho remoto, os novos funcionários não se beneficiam de entrar no escritório e aprender as cordas. A integração (apresentação de novos funcionários aos sistemas e colegas) agora é quase totalmente feita remotamente em algumas empresas. Se este for o caso da sua empresa, recomendamos o uso do Microsoft Teams para ajudar a manter os novos membros atualizados e, mais importante, engajados.

Usar o Teams nem sempre tem que ser sobre trabalho, trabalho, trabalho também. Algumas empresas gostam de usar o Teams para hospedar questionários com muito envolvimento para os clientes. As festas de Natal foram a norma durante a pandemia, mas esperamos que se tornem mais assuntos pessoais novamente. Isso não significa que você ainda não pode usar o Teams para aumentar o moral da equipe. Com respostas rápidas e instantâneas para todos os departamentos, você pode fazer sua equipe se sentir valorizada e desejada e fazer parte de uma equipe!

O Microsoft Teams é mais do que apenas para conversar

 Embora sua função principal seja se comunicar, fazer e responder perguntas, o Teams também permite compartilhar arquivos. Isso limita as desculpas de não enviar arquivos ou ‘esquecer de anexar o arquivo’; apenas funciona. Se eles tiverem dúvidas sobre o documento, você poderá fazer uma chamada de vídeo sem precisar mover os aplicativos. Graças às integrações especializadas, tudo o que você precisa está em um só lugar com o Teams.

Muito mais eficiente que e-mails

Outra razão pela qual o Microsoft Teams pode ajudar sua empresa a funcionar com mais eficiência é que ele pode limitar a troca de emails. Com uma estrutura do Teams, você não está mais se afogando em emails internos e pode separar clientes de colegas. O Microsoft Teams é o caminho a seguir para seus negócios em uma era digital em que todos querem tudo para ontem.

 

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